Tổng đài ngừng một giờ, doanh nghiệp mất gì?
Hệ thống tổng đài là “đường dây nóng” của doanh nghiệp: mọi cuộc gọi của khách hàng, liên lạc nội bộ giữa các phòng ban, chi nhánh và hoạt động của call center đều phụ thuộc vào nó. Khi tổng đài gặp sự cố, thiệt hại không chỉ là vài cuộc gọi bị nhỡ. Đó là đơn hàng không chốt được, khách hàng gọi mãi không ai nghe máy rồi chuyển sang đối thủ, bộ phận chăm sóc khách hàng tê liệt và uy tín thương hiệu bị ảnh hưởng. Phần lớn các sự cố này đều có dấu hiệu báo trước và hoàn toàn có thể phòng tránh nếu hệ thống được bảo trì đúng cách.
Trends Vietnam cung cấp dịch vụ bảo trì tổng đài chuyên nghiệp cho các dòng Avaya, Alcatel-Lucent, Cisco và NEC. Chúng tôi không chờ đến khi tổng đài “đứng” mới xử lý; chúng tôi chủ động kiểm tra, phát hiện rủi ro và khắc phục trước khi chúng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn.
Cần tư vấn ngay? Gọi Hotline: 0933 802 388
Vì sao bảo trì tổng đài định kỳ là khoản đầu tư bắt buộc?
Nhiều doanh nghiệp chỉ nghĩ đến tổng đài khi nó hỏng. Cách làm này luôn tốn kém hơn: chi phí sửa chữa khẩn cấp, thời gian gián đoạn và cơ hội kinh doanh bị mất thường lớn hơn nhiều lần chi phí bảo trì định kỳ. Dịch vụ bảo trì của Trends Vietnam giúp bạn:
- Giảm tối đa thời gian gián đoạn: phát hiện sớm card trung kế, card máy lẻ có dấu hiệu lỗi, nguồn điện yếu, quạt hỏng, bộ nhớ hoặc ổ lưu trữ sắp đầy, đường trung kế chập chờn, và xử lý trước khi chúng gây sự cố.
- Không bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng: kiểm tra định tuyến cuộc gọi, nhóm đổ chuông, lời chào tự động và hộp thư thoại để mọi cuộc gọi đến đều được tiếp nhận đúng người, đúng lúc.
- Ngăn chặn rủi ro gian lận cước (toll fraud): tổng đài IP có cấu hình sơ hở hoặc còn dùng mật khẩu mặc định có thể bị kẻ xấu khai thác để gọi quốc tế trái phép, gây hoá đơn cước khổng lồ chỉ sau một đêm. Rà soát bảo mật định kỳ là cách phòng vệ hiệu quả nhất.
- Luôn có bản sao lưu cấu hình: khi phần cứng hỏng hoặc cấu hình bị thay đổi sai, hệ thống được khôi phục nhanh chóng thay vì phải lập trình lại từ đầu trong nhiều giờ, thậm chí nhiều ngày.
- Cập nhật firmware và bản vá bảo mật: giữ hệ thống ở phiên bản ổn định, vá các lỗ hổng theo khuyến cáo của hãng.
- Đảm bảo chất lượng thoại: xử lý tiếng rè, mất tiếng một chiều, rớt cuộc gọi, độ trễ và jitter trên mạng IP và SIP trunk.
- Kéo dài tuổi thọ thiết bị: vệ sinh, kiểm soát nhiệt độ, nguồn điện và UPS giúp tổng đài vận hành bền bỉ, bảo vệ khoản đầu tư của doanh nghiệp.
Các dòng tổng đài Trends Vietnam bảo trì
Doanh nghiệp thường sử dụng nhiều hệ thống của nhiều hãng khác nhau qua các giai đoạn đầu tư. Với Trends Vietnam, bạn chỉ cần một đầu mối duy nhất cho toàn bộ hệ thống thoại.
Bảo trì tổng đài Avaya
Avaya IP Office (IP500 V2, Server Edition), Avaya Aura / Communication Manager cùng các dòng điện thoại IP và digital của Avaya. Kiểm tra và tối ưu voicemail, auto attendant, SIP trunk, ghi âm cuộc gọi và các tính năng call center.
Bảo trì tổng đài Alcatel-Lucent
Alcatel-Lucent OXO Connect, OmniPCX Office và OmniPCX Enterprise. Kiểm tra trung kế, máy lẻ, nhóm gọi, lời chào tự động, tích hợp SIP và kết nối giữa các site.
Bảo trì tổng đài Cisco
Cisco Unified Communications Manager (CUCM), Cisco Unified Communications Manager Express (CME), Cisco Unity Connection và voice gateway. Kiểm tra dial plan, trạng thái cluster, chứng chỉ, license và điện thoại IP Cisco.
Bảo trì tổng đài NEC
NEC SV9100, SV8100, SL2100, SL1000 và các dòng tổng đài lai IP/analog. Kiểm tra card trung kế, card máy lẻ, cấu hình và lập trình chức năng theo nhu cầu sử dụng thực tế.
Nội dung công việc trong mỗi lần bảo trì
1. Kiểm tra phần cứng
- Trạng thái nguồn, quạt, nhiệt độ và đèn cảnh báo trên tủ tổng đài.
- Tình trạng card trung kế, card máy lẻ và các module mở rộng.
- Vệ sinh tủ tổng đài, tủ rack; kiểm tra đầu nối, dây nhảy và hệ thống tiếp địa.
- Kiểm tra UPS và nguồn dự phòng cấp cho tổng đài.
2. Kiểm tra phần mềm và cấu hình
- Phân tích log hệ thống, cảnh báo và lịch sử lỗi.
- Kiểm tra phiên bản firmware/phần mềm, đề xuất nâng cấp khi cần thiết.
- Kiểm tra license, dung lượng lưu trữ voicemail và ghi âm.
- Sao lưu toàn bộ cấu hình và lưu trữ an toàn.
3. Kiểm tra trung kế và chất lượng cuộc gọi
- Gọi thử chiều đi và chiều đến trên từng đường trung kế: analog, ISDN/E1, SIP trunk.
- Đo kiểm chất lượng thoại, độ trễ, jitter trên hạ tầng mạng IP.
- Kiểm tra máy lẻ, điện thoại IP, bàn điều khiển tổng đài viên và nhóm gọi.
4. Rà soát bảo mật
- Rà soát mật khẩu quản trị và mật khẩu máy lẻ, loại bỏ mật khẩu mặc định.
- Giới hạn quyền gọi quốc tế, chặn các hướng gọi bất thường.
- Kiểm tra truy cập từ xa, các cổng dịch vụ và chính sách tường lửa liên quan.
5. Báo cáo sau bảo trì
- Biên bản bảo trì chi tiết, ghi rõ tình trạng từng hạng mục.
- Danh sách rủi ro phát hiện được kèm đề xuất khắc phục hoặc nâng cấp.
Nhờ báo cáo sau mỗi lần bảo trì, ban lãnh đạo và bộ phận IT luôn nắm rõ “sức khoẻ” của hệ thống tổng đài và có cơ sở lên kế hoạch đầu tư hợp lý.
Các gói dịch vụ bảo trì tổng đài
- Bảo trì định kỳ: hàng tháng, hàng quý hoặc 6 tháng/lần tuỳ quy mô và mức độ quan trọng của hệ thống.
- Hỗ trợ kỹ thuật từ xa: thêm/sửa máy lẻ, thay lời chào, điều chỉnh định tuyến, kiểm tra lỗi nhanh qua kết nối remote.
- Xử lý sự cố tại chỗ: kỹ sư có mặt tại site theo thời gian phản hồi cam kết (SLA) trong hợp đồng.
- Gói bảo trì trọn gói: kết hợp bảo trì định kỳ, hỗ trợ từ xa và xử lý sự cố tại chỗ, với mức ưu tiên phản hồi cao nhất.
Lưu ý: phạm vi dịch vụ không bao gồm chi phí thay thế linh kiện, mua license mới hoặc nâng cấp phần cứng, trừ khi có báo giá riêng.
Vì sao chọn dịch vụ bảo trì của Trends Vietnam?
- Đa hãng, một đầu mối: Avaya, Alcatel-Lucent, Cisco, NEC đều do một đội ngũ kỹ sư phụ trách, không phải làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau.
- Chủ động phòng ngừa: chúng tôi tìm và xử lý rủi ro trước khi chúng trở thành sự cố.
- Cam kết SLA rõ ràng: hỗ trợ từ xa nhanh chóng và kỹ sư có mặt tại chỗ theo thời gian cam kết.
- Minh bạch: có biên bản và báo cáo sau mỗi lần bảo trì.
- Bảo mật là ưu tiên: rà soát định kỳ để phòng chống gian lận cước và truy cập trái phép.
- Am hiểu hạ tầng: Trends Vietnam đồng thời triển khai mạng, hạ tầng cáp, phòng máy chủ, nên xử lý được cả những sự cố thoại có nguyên nhân từ hạ tầng mạng.
Câu hỏi thường gặp về bảo trì tổng đài
Bao lâu nên bảo trì tổng đài một lần?
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, bảo trì 3–6 tháng/lần là hợp lý. Hệ thống lớn, nhiều chi nhánh hoặc call center nên bảo trì hàng tháng hoặc hàng quý.
Bảo trì có làm gián đoạn cuộc gọi không?
Phần lớn công việc kiểm tra không ảnh hưởng đến hoạt động. Các thao tác cần khởi động lại hoặc nâng cấp phần mềm sẽ được lên lịch ngoài giờ làm việc.
Tổng đài đã hết bảo hành hãng có bảo trì được không?
Được. Trends Vietnam hỗ trợ cả các dòng tổng đài đời cũ, đồng thời tư vấn lộ trình nâng cấp phù hợp khi cần.
Tổng đài của tôi phát sinh cuộc gọi quốc tế bất thường, phải làm sao?
Hãy liên hệ ngay Hotline 0933 802 388 để chúng tôi kiểm tra và khoá các hướng gọi bất thường. Đây thường là dấu hiệu tổng đài bị khai thác do lỗ hổng cấu hình hoặc mật khẩu yếu.
Chi phí bảo trì tổng đài là bao nhiêu?
Chi phí phụ thuộc vào dòng tổng đài, số máy lẻ, số site và tần suất bảo trì. Liên hệ chúng tôi để được khảo sát và báo giá phù hợp.
Đừng đợi tổng đài “đứng” mới tìm người sửa
Mỗi phút tổng đài ngừng hoạt động là một phút khách hàng không liên lạc được với bạn. Hãy để Trends Vietnam chăm sóc hệ thống tổng đài của bạn ngay từ hôm nay, khảo sát hiện trạng và đề xuất gói bảo trì phù hợp nhất.
Hotline: 0933 802 388 · Gửi yêu cầu tư vấn